Si l’idée d’upgrader la qualité de votre prise de notes vous intéresse – et il serait de bon ton que ce soit le cas, vous trouverez ci-dessous une présentation qui clarifie les objectifs à se fixer.

• Envoyer une information (quelques lignes)
• Envoyer un texte/document en cours d’écriture (long texte)
• Valider une décision (quelques mots)
• Discuter (quelques mots, de nombreuses fois)

A la fin de la journée, si vous ne classez pas votre boite de réception vous pouvez facilement vous retrouver devant une colonne de mails sans savoir lesquels sont les plus importants. Résultat, vous perdez du temps à rechercher l’information qui vous intéresse et vous finissez par perdre vos clients. La solution la plus simple pour éviter les problèmes de mails est d’arrêter de travailler … définitivement… vous n’aurez plus de problèmes et vous n’aurez plus non plus de collègues, de managers, bref vous serez seuls, mais tranquilles.

Si cette première solution vous paraît un peu trop catégorique, la seconde est d’agir.

Comment ?

Pour gérer de façon pratique, rapide et efficace votre boite mail, nous vous recommandons d’appliquer la méthode GTD, également connue sous le nom de Getting Things Done. Il s’agit d’une méthode très sérieuse mise au point par David Allen qui s’appuye sur une approche assez binaire (oui / non,  maintenant / à telle heure). Cette simplicité de choix procure à la méthode une certaine facilité de mise en action et vous pouvez très rapidement faire des merveilles – oui car une fois que vous aurez réussi à dompter vos mails, vous pourrez passer plus de temps sur vos présentations Powerpoint.

Ce choix simple permet de prendre des décisions rapidement et ainsi de traiter un nombre important d’e-mails dans la journée. Grâce à cette technique votre boite mail est continuellement propre – ou en tous cas tend à l’etre – puisque l’objectif de la journée est de la vider.

Concretement l’application de la méthode nécessite quelques pré-requis (création de multiples dossiers pour pouvoir classer facilement les mails traités et les retrouver par la suite*) et se déroule de la manière suivante :

1. Vous ouvrez votre boite mail
2. Vous lisez le premier mail en commençant par le plus récent
3. Devez vous répondre à ce mail ?
   1. Non >> Vous le classez dans un dossier dédié ou vous le supprimez (il doit disparaître de l’inbox)
   2. Oui >> Pouvez vous y répondre tout de suite ?
      1. Oui en moins de deux minutes >> Alors faites le immédiatement (ne perdez pas de temps à réfléchir ou laisser reposer le mail pour y revenir par la suite, si vous pouvez y répondre en moins de deux minutes c’est que la réponse est évidente)
      2. Oui en plus de deux minutes >> Planifiez la rédaction de la réponse dans votre agenda
      3. Non >> Planifiez la rédaction de la réponse dans votre agenda
4. Passez au mail suivant et répétez le procédé jusqu’à ce que votre boite soit vide
5. Une fois, tous les mails traités, fermez votre fenêtre et passez à une autre tache (celle de votre agenda, ou alors allez sur Facebook), vous ne reviendrez sur votre mailbox que lorsque vous aurez effectué votre tache planifiée.

Le point crucial est la réponse en deux minutes, c’est sur ce conseil que le succès de la méthode se joue – et également sur la classification des dossiers - Si vous appliquez avec motivation ces conseils vous verrez très rapidement les bénéfices de la méthode. Le premier et le plus flagrant est que votre mailbox devient du même coup votre meilleure todolist.

Ci-dessous une version visuelle, plus complète, en comic sans MS et traduite en francais de GTD. (version web)

La semaine prochaine nous parlerons des OOO – out of offices.

*Pour la création des dossier, soyez factuels, calquez votre architecture de dossier sur votre processus de vente ou de travail avec vos collègues, tout ce qui se passe en amont de vous, ce qui se passe en aval, etc…

Le Transmédia expliqué par Les Raconteurs from Les Raconteurs on Vimeo.

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